Dokumentenmanagement-System (DMS)Dokumente endlich im Griff.

Wir implementieren etablierte Plattformen wie ELO, d.velop, DocuWare und Microsoft SharePoint sowie bei passenden Anforderungen Open-Source-Lösungen wie Nextcloud. Die Auswahl erfolgt nach einer fundierten Anforderungsanalyse – passend zu Branche, Unternehmensgröße, IT-Strategie und Budget. Wir sind herstellerunabhängig und empfehlen das System, das zu Ihren Prozessen passt.

Nein. Ein DMS liefert die technischen Voraussetzungen wie unveränderbare Ablage, Protokollierung und Aufbewahrungsregeln. GoBD-Konformität entsteht erst im Zusammenspiel mit korrekt konfigurierten Prozessen und einer Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Dokumente erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden. Wir unterstützen bei Konfiguration und Verfahrensdokumentation und stimmen uns mit Ihrer Steuerberatung ab.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können, die Pflicht zum Versand folgt stufenweise 2027 und 2028. E-Rechnungen sind strukturierte Datensätze wie XRechnung oder ZUGFeRD. Ihr DMS sollte sie empfangen, lesbar darstellen, prüfen und das Original revisionssicher archivieren. Wir richten diese Verarbeitung im Rechnungseingangsworkflow ein.

Ein typisches DMS-Projekt dauert drei bis sechs Monate von der ersten Analyse bis zum Go-live des ersten Prozesses. Komplexere Setups mit zahlreichen Schnittstellen oder der Migration großer Bestände können bis zu zwölf Monate erfordern. Nach dem Workshop erhalten Sie eine verbindliche Roadmap mit Meilensteinen.

Ja. Wir migrieren Bestände aus Dateiservern, E-Mail-Archiven, alten DMS-Systemen oder Papierarchiven über einen Scan-Dienstleister in Ihr neues System. Dabei extrahieren wir Metadaten, bereinigen Dubletten und verschlagworten Dokumente automatisiert. Archivierte Dokumente aus einem Alt-DMS übernehmen wir so, dass die Nachvollziehbarkeit erhalten bleibt.

Cloud-DMS bieten schnelle Verfügbarkeit, planbare Kosten und automatische Updates. On-Premises-Installationen geben volle Datenhoheit und sind in regulierten Branchen häufig gefragt. Hybride Modelle kombinieren beides. Die Entscheidung hängt von IT-Strategie, Compliance-Vorgaben und vorhandener Infrastruktur ab. Wir beraten herstellerunabhängig und achten bei Cloud-Lösungen auf Rechenzentren in der EU.

Standardmäßig integrieren wir Ihr DMS mit Microsoft 365 und Outlook, ERP-Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics oder Odoo, DATEV, CRM-Plattformen und Branchensoftware. Viele Hersteller bieten fertige Konnektoren. Wo diese fehlen, entwickeln wir individuelle Integrationen über REST-APIs, damit Dokumente direkt am jeweiligen Vorgang verfügbar sind.

Die Kosten setzen sich aus Lizenzen, meist pro Nutzer und Monat oder als Kauflizenz, den einmaligen Implementierungskosten sowie optional Hosting und Support zusammen. Der Implementierungsaufwand hängt von Anzahl der Prozesse, Schnittstellen und Migrationsumfang ab. Nach dem kostenfreien Erstgespräch und der Konzeptphase erhalten Sie ein transparentes Festpreisangebot.