Digitale PoststelleJeder Eingang digital, sofort beim Empfänger.

In vielen Fällen ja. Die GoBD erlauben das sogenannte ersetzende Scannen, wenn der Scanprozess in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist, die Digitalisate bildlich und inhaltlich mit dem Original übereinstimmen und revisionssicher aufbewahrt werden. Für einzelne Dokumentarten können besondere Vorschriften gelten, die eine Aufbewahrung des Originals verlangen. Wir klären das gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung.

TR-RESISCAN ist die Technische Richtlinie BSI TR-03138 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik zum ersetzenden Scannen. Sie beschreibt Anforderungen an einen sicheren und nachvollziehbaren Scanprozess, von der Dokumentvorbereitung über die Qualitätskontrolle bis zur Integritätssicherung. Für Unternehmen ist sie nicht verpflichtend, bietet aber eine anerkannte Orientierung für die Verfahrensdokumentation.

E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD gehen meist per E-Mail oder über Portale ein. Wir binden diese Kanäle in den Eingangsprozess ein, lesen die strukturierten Daten direkt aus, prüfen sie und erzeugen eine lesbare Darstellung. Das XML-Original wird revisionssicher archiviert, und die Rechnung läuft in denselben Freigabeworkflow wie Papier- und PDF-Rechnungen.

Moderne Lösungen mit Intelligent Document Processing erkennen gängige Dokumentarten wie Rechnungen oder Lieferscheine sehr zuverlässig, die Qualität hängt aber von Vorlagenvielfalt und Scanqualität ab. Wir definieren Plausibilitätsprüfungen und Konfidenzschwellen: Unsichere Fälle landen zur manuellen Prüfung, sodass Fehler nicht unbemerkt weiterlaufen. Die Erkennung verbessert sich im Betrieb durch Nachtraining.

Sendungen mit Vermerken wie „persönlich“ oder „vertraulich“, Personalpost und Bewerbungen werden nach festgelegten Regeln behandelt. Je nach Vorgabe werden sie ungeöffnet weitergeleitet oder gescannt und ausschließlich berechtigten Personen zugestellt. Diese Regeln werden im Konzept mit Geschäftsführung, Personalabteilung, Datenschutz und gegebenenfalls Betriebsrat abgestimmt.

Bei moderaten Mengen und dem Wunsch nach schneller Verfügbarkeit ist eine eigene Scanstelle oft sinnvoll. Bei sehr hohen Mengen oder fehlenden Personalkapazitäten kann ein externer Scan-Dienstleister wirtschaftlicher sein. Viele Unternehmen kombinieren beide Wege. Wir vergleichen die Varianten anhand Ihrer Mengen, Fristen und Anforderungen an Vertraulichkeit.

Die digitalisierte Post kann an nahezu jedes Zielsystem übergeben werden: DMS wie DocuWare, ELO oder SharePoint, ERP-Systeme wie SAP, Dynamics 365 oder Odoo, DATEV, CRM- und Ticketsysteme sowie Microsoft Teams für die Zustellung an Mitarbeitende. Wir nutzen vorhandene Konnektoren oder entwickeln Integrationen über APIs.

Ein erster Prozess, meist der Rechnungseingang, ist häufig nach sechs bis zehn Wochen im Pilotbetrieb. Die Ausweitung auf alle Dokumentarten, Kanäle und Abteilungen erfolgt anschließend schrittweise. Den genauen Zeitplan erhalten Sie nach der Posteingangsanalyse zusammen mit dem Festpreisangebot. Erste Effekte werden meist schon im Pilotbetrieb sichtbar.