Prozessaufnahme & Ist-Analyse
Interviews, Workshops und Vor-Ort-Begleitung in den Fachbereichen. Wir erfassen Abläufe, Rollen, Systeme und Dokumente und machen Engpässe, Schleifen und Medienbrüche sichtbar.
- Interviews
- Workshops
- Ist-Prozess
Leistung · Digital Consulting & Beratung
ProzessoptimierungSchlankere Abläufe, weniger Medienbrüche.
Webect analysiert Ihre Geschäftsprozesse dort, wo die Arbeit tatsächlich passiert, macht Engpässe, Doppelerfassungen und Medienbrüche sichtbar und gestaltet effizientere Soll-Prozesse. Anschließend setzen wir die Verbesserungen um – organisatorisch, mit passender Software und, wo sinnvoll, automatisiert.
Prozessanalyse · BPMN · Soll-Konzept · Digitalisierung · Automatisierung
Überblick
Was ist Prozessoptimierung – und wann lohnt sie sich?
Prozessoptimierung bedeutet, wiederkehrende Abläufe im Unternehmen systematisch zu erfassen, zu bewerten und so umzugestalten, dass sie schneller, fehlerärmer und kostengünstiger ablaufen. Das betrifft klassische Kernprozesse wie Angebot bis Auftrag, Einkauf, Rechnungsprüfung oder Reklamationsbearbeitung ebenso wie interne Unterstützungsprozesse im Personalwesen oder in der IT. Im Mittelpunkt steht nicht die Technik, sondern die Frage, welche Schritte für den Kunden tatsächlich Wert schaffen und welche nur Zeit kosten.
Anzeichen für Optimierungsbedarf sind lange Durchlaufzeiten, viele Rückfragen, Daten, die mehrfach in unterschiedliche Systeme eingetippt werden, Excel-Listen als Schattensysteme oder Wissen, das nur in einzelnen Köpfen steckt. Häufig zeigt sich der Handlungsdruck bei Wachstum, bei der Einführung eines neuen ERP- oder CRM-Systems oder wenn Fachkräfte fehlen und vorhandene Kapazitäten besser genutzt werden müssen. Eine saubere Prozessanalyse ist zudem Voraussetzung für jede sinnvolle Workflow-Automatisierung.
Wir gehen pragmatisch vor: Gemeinsam mit den Beteiligten nehmen wir den Ist-Prozess auf, modellieren ihn in BPMN 2.0 und quantifizieren Durchlaufzeiten, Wartezeiten und Fehlerquoten. Daraus entsteht ein Soll-Prozess mit klaren Verantwortlichkeiten und Kennzahlen. Wo Daten aus ERP- oder Ticketsystemen vorliegen, ergänzen wir die Interviews um Process Mining, um reale Prozessvarianten sichtbar zu machen. Optimiert wird zuerst organisatorisch – automatisiert wird erst, was stabil und standardisiert ist.
Weil Webect Digitalagentur und IT-Systemhaus zugleich ist, endet die Prozessoptimierung bei uns nicht mit einem Konzept. Wir binden Systeme über Schnittstellen an, entwickeln bei Bedarf Individualsoftware, führen Dokumenten-Management ein oder nutzen Low-Code-Werkzeuge wie die Microsoft Power Platform. Damit neue Abläufe auch gelebt werden, begleiten wir die Einführung mit Change Management.
Leistungen
Unsere Leistungen für Ihre Prozessoptimierung
Von der Beratung über Entwicklung und Integration bis zum laufenden Betrieb – alles aus einer Hand.
Prozessmodellierung in BPMN
Wir dokumentieren Ist- und Soll-Prozesse in BPMN 2.0 – verständlich für Fachbereiche und präzise genug für die IT. Ergänzend entsteht eine Prozesslandkarte Ihres Unternehmens.
- BPMN 2.0
- Prozesslandkarte
- Dokumentation
Schwachstellenanalyse & Kennzahlen
Durchlaufzeiten, Wartezeiten, Fehler- und Nacharbeitsquoten werden gemessen oder aus Systemdaten abgeleitet. So priorisieren Sie Maßnahmen nach belegbarer Wirkung statt nach Gefühl.
- Prozess-KPIs
- Value Stream
- Process Mining
Soll-Konzept & Maßnahmenplan
Wir entwickeln schlanke Soll-Prozesse mit klaren Verantwortlichkeiten, Freigaberegeln und Schnittstellen und leiten daraus einen priorisierten Maßnahmenplan mit Aufwand und Nutzen ab.
- Soll-Prozess
- RACI
- Maßnahmenplan
Digitalisierung & Automatisierung
Umsetzung der Maßnahmen mit Workflow-Tools, Low-Code-Lösungen, RPA, Schnittstellen oder Individualsoftware. Medienbrüche verschwinden, Daten fließen automatisch zwischen ERP, CRM und DMS.
- Workflows
- Low-Code
- Integration
Prozesscontrolling & Verbesserung
Dashboards mit Prozesskennzahlen zeigen, ob die Verbesserungen wirken. In regelmäßigen Reviews justieren wir nach und etablieren einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
- Dashboards
- KVP
- Reviews
Vorteile
Was Ihnen optimierte Prozesse bringen
01
Kürzere Durchlaufzeiten
Weniger Übergaben, Wartezeiten und Rückfragen beschleunigen Abläufe vom Angebot bis zur Rechnung – Ihre Kunden erhalten schneller Antworten und Leistungen.
02
Weniger Fehler und Nacharbeit
Klare Regeln und automatische Datenübernahme statt Mehrfacheingabe senken Fehlerquoten und reduzieren aufwendige Korrekturschleifen.
03
Entlastung der Mitarbeitenden
Routinetätigkeiten werden reduziert oder automatisiert. Ihr Team gewinnt Zeit für Aufgaben, die Fachwissen und Kundenkontakt erfordern.
04
Transparenz über Abläufe
Dokumentierte Prozesse und Kennzahlen zeigen jederzeit, wo Vorgänge stehen, wer verantwortlich ist und wo sich Engpässe bilden.
05
Bessere Basis für Software-Entscheidungen
Wer seine Prozesse kennt, wählt ERP, CRM oder DMS gezielter aus und vermeidet teure Anpassungen an ineffiziente Abläufe.
06
Umsetzung aus einer Hand
Von der Analyse über die Systemanbindung bis zur Schulung bleibt ein Team verantwortlich – mit persönlichem Ansprechpartner und ohne Schnittstellenverluste.
Einsatzbereiche
Typische Prozesse, die wir optimieren
Angebots- und Auftragsabwicklung
Von der Anfrage über Kalkulation und Angebot bis zur Auftragsbestätigung im ERP: Wir verkürzen Freigabeschleifen, verbinden CRM und ERP und automatisieren Standarddokumente.
Eingangsrechnungen und Freigaben
Rechnungen werden digital erfasst, ausgelesen, sachlich geprüft und über definierte Workflows freigegeben – mit revisionssicherer Ablage im DMS und Übergabe an die Buchhaltung.
Service- und Reklamationsprozesse
Tickets statt E-Mail-Chaos: Zuständigkeiten, Eskalationsstufen und Kundeninformationen werden klar geregelt und in einem Helpdesk- oder Servicesystem abgebildet.
Onboarding von Mitarbeitenden
Vom unterschriebenen Vertrag bis zum ersten Arbeitstag: Hardware, Konten, Berechtigungen und Schulungen werden über einen koordinierten Workflow zuverlässig bereitgestellt.
Vorgehen
So gehen wir vor
Klare Phasen, feste Ansprechpartner und ein verbindlicher Festpreis nach der Konzeptphase.
- 01 / 05 · 1 Woche
Scoping & Zielsetzung
Auswahl der Prozesse, Festlegung von Zielen und Kennzahlen sowie Benennung der Beteiligten aus Fachbereichen und IT.
- 02 / 05 · 1–3 Wochen
Ist-Aufnahme & Analyse
Interviews, Workshops und Datenauswertung, Modellierung der Ist-Prozesse in BPMN und Quantifizierung der Schwachstellen.
- 03 / 05 · 1–2 Wochen
Soll-Konzept
Gestaltung der Soll-Prozesse, Bewertung von Maßnahmen nach Aufwand und Nutzen und Abstimmung mit den Verantwortlichen.
- 04 / 05 · 2-Wochen-Sprints
Umsetzung
Organisatorische Änderungen, Systemanpassungen, Schnittstellen und Automatisierungen – Festpreis nach Konzeptphase, regelmäßige Demos.
- 05 / 05 · fortlaufend
Einführung & Controlling
Schulungen, Begleitung im Echtbetrieb und Messung der Prozesskennzahlen mit regelmäßigen Verbesserungsrunden.
Vergleich
Organisatorisch optimieren, digitalisieren oder automatisieren?
Wir beraten herstellerunabhängig – und sagen Ihnen offen, wenn eine andere Lösung besser passt.
| Kriterium | Organisatorische Optimierung | Digitalisierung | Automatisierung |
|---|---|---|---|
| Ansatz | Abläufe, Rollen und Regeln neu ordnen | Papier und Medienbrüche durch Software ersetzen | Regelbasierte Schritte ohne manuellen Eingriff |
| Voraussetzung | Prozesstransparenz | Klarer Soll-Prozess | Stabiler, standardisierter Prozess |
| Typische Maßnahmen | Freigaben bündeln, Verantwortung klären | DMS, Portale, digitale Formulare | Workflows, RPA, Schnittstellen |
| Investition | Gering | Mittel | Mittel bis hoch |
| Wirkung | Schnell sichtbar | Nachhaltig | Hoch bei großen Fallzahlen |
| Risiko | Akzeptanz im Team | Einführungsaufwand | Ineffizienz wird mitautomatisiert |
Ökosystem
Methoden, Tools & Plattformen
Methoden
- BPMN 2.0
- Value Stream Mapping
- Lean Management
- SIPOC
Modellierung & Analyse
- Camunda Modeler
- Signavio
- Celonis
- Microsoft Visio
Automatisierung
- Power Automate
- n8n
- UiPath
- Camunda
Systeme
- ERP
- CRM
- DMS
- Microsoft 365
Referenzen
Projekte aus der Praxis
FAQ
Häufige Fragen zu Prozessoptimierung
Ihre Frage ist nicht dabei? Wir beraten Sie gern persönlich und kostenlos.
Frage stellenWie läuft eine Prozessanalyse bei Webect ab?
Wir beginnen mit einem kurzen Scoping, in dem wir die relevanten Prozesse und Ziele festlegen. Danach führen wir Interviews und Workshops mit den Beteiligten, begleiten Abläufe bei Bedarf vor Ort und werten verfügbare Systemdaten aus. Das Ergebnis sind modellierte Ist-Prozesse, eine bewertete Schwachstellenliste und ein Vorschlag für den Soll-Prozess.
Welche Prozesse sollten wir zuerst optimieren?
Am meisten lohnen sich Prozesse mit hohen Fallzahlen, vielen Beteiligten, häufigen Rückfragen oder direktem Kundenkontakt. Wir bewerten Kandidaten nach Wirkung, Aufwand und Risiko und empfehlen meist, mit einem überschaubaren, gut messbaren Prozess zu starten. Ein früher Erfolg schafft Akzeptanz für weitere Optimierungsschritte.
Was ist BPMN und warum nutzen Sie es?
BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) ist ein international standardisierter Notationsstandard zur grafischen Darstellung von Geschäftsprozessen. Er ist für Fachbereiche lesbar und gleichzeitig präzise genug, um als Grundlage für Softwareentwicklung oder Workflow-Engines zu dienen. So sprechen Fachseite und IT über dasselbe Modell.
Was ist Process Mining?
Beim Process Mining werden Ereignisprotokolle aus Systemen wie ERP, CRM oder Ticketsystemen ausgewertet, um den tatsächlichen Ablauf von Prozessen zu rekonstruieren. Sichtbar werden reale Varianten, Schleifen und Wartezeiten. Wir setzen Process Mining ergänzend ein, wenn ausreichend Daten vorhanden sind; bei kleineren Unternehmen reichen oft Interviews und Stichproben.
Muss jeder optimierte Prozess automatisiert werden?
Nein. Viele Verbesserungen entstehen bereits durch klare Zuständigkeiten, weniger Freigabestufen oder einheitliche Vorlagen. Automatisierung lohnt sich vor allem bei stabilen, regelbasierten Abläufen mit hohen Fallzahlen. Wir empfehlen, erst zu vereinfachen und dann zu automatisieren, damit keine ineffizienten Abläufe digital zementiert werden.
Wie lange dauert ein Prozessoptimierungsprojekt?
Analyse und Soll-Konzept für einen einzelnen Prozess dauern typischerweise drei bis sechs Wochen. Die Umsetzung hängt vom Umfang der technischen Maßnahmen ab und erfolgt in 2-Wochen-Sprints. Organisatorische Verbesserungen wirken oft schon nach wenigen Wochen, größere Systemanpassungen planen wir schrittweise.
Was kostet eine Prozessoptimierung?
Die Kosten hängen von Anzahl und Komplexität der Prozesse sowie vom Umfang der Umsetzung ab. Nach einem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein Angebot für die Analysephase. Für die anschließende Umsetzung nennen wir nach der Konzeptphase einen Festpreis, damit Ihr Budget planbar bleibt.
Wie stellen Sie sicher, dass die neuen Prozesse gelebt werden?
Wir beziehen die Mitarbeitenden von Beginn an in Analyse und Gestaltung ein, denn sie kennen die Schwachstellen am besten. Bei der Einführung unterstützen wir mit Schulungen, Leitfäden und Ansprechpartnern im Echtbetrieb. Kennzahlen zeigen frühzeitig, wo nachgesteuert werden muss. Bei größeren Veränderungen ergänzen wir gezieltes Change Management.
Weitere Leistungen
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