Enterprise Content Management (ECM)Unternehmenswissen strukturiert, sicher, verfügbar.

Ein DMS konzentriert sich auf die Verwaltung von Dokumenten mit Ablage, Suche, Versionierung und Workflows. ECM ist der umfassendere Ansatz: Es verwaltet alle unstrukturierten Informationen eines Unternehmens über ihren gesamten Lebenszyklus und verbindet Dokumentenmanagement mit Records Management, Archivierung, Input-Management, Collaboration und Prozessautomatisierung. Ein DMS ist daher häufig der erste Baustein eines ECM.

Das hängt von Ihren Prozessen, Ihrer IT-Strategie und Ihren Compliance-Anforderungen ab. ELO bietet eine umfassende ECM-Suite für viele Prozesse, DocuWare überzeugt mit Cloud-Fokus und starker Erfassung, SharePoint mit Microsoft Purview passt gut zu Unternehmen mit Microsoft-365-Strategie. Wir vergleichen herstellerunabhängig und empfehlen auf Basis Ihrer Anforderungen.

SharePoint eignet sich sehr gut für Zusammenarbeit, Dokumentablage und Intranet. Mit Aufbewahrungsrichtlinien aus Microsoft Purview lassen sich auch Records-Management-Anforderungen abbilden. Für revisionssichere Archivierung steuerrelevanter Unterlagen und komplexe Belegprozesse wird SharePoint häufig mit einem spezialisierten Archiv- oder DMS-System kombiniert. Wir prüfen, welche Variante für Sie passt.

Records Management ist die geregelte Verwaltung von Unterlagen, die aus rechtlichen oder geschäftlichen Gründen aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören Klassifizierung, Aufbewahrungsfristen, Schutz vor Veränderung, Legal Hold bei Rechtsstreitigkeiten und eine protokollierte Löschung nach Fristablauf. So erfüllen Sie Aufbewahrungspflichten und vermeiden zugleich, Daten länger als zulässig zu speichern.

Steuerrelevante Unterlagen müssen nach GoBD unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Seit 2025 müssen Unternehmen zudem E-Rechnungen empfangen können und deren strukturierte Daten im Originalformat archivieren. Ein ECM bildet Erfassung, Prüfung und Archivierung ab. Ergänzend unterstützen wir bei der Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie diese Anforderungen umgesetzt werden.

Ein ECM wird schrittweise aufgebaut. Plattform und erster Anwendungsfall sind häufig nach drei bis vier Monaten produktiv. Weitere Prozesse, Bereiche und Migrationen folgen nach Roadmap über mehrere Monate. Dieses Vorgehen liefert früh Nutzen, verteilt Investitionen und senkt das Projektrisiko im Vergleich zu einem großen Einführungsprojekt.

Wir analysieren Bestände nach Alter, Dateitypen, Dubletten und Nutzung. Gemeinsam entscheiden wir, was migriert, archiviert oder nach Prüfung gelöscht wird. Für die Migration ordnen wir Ordnerstrukturen dem neuen Aktenplan zu und ergänzen Metadaten automatisiert. So starten Sie mit einem bereinigten Bestand statt die alte Unordnung zu übertragen.

Wir beziehen Fachbereiche von Beginn an ein, starten mit einem spürbaren Nutzen und halten die Bedienung so einfach wie möglich, etwa durch Ablage direkt aus Outlook oder Teams. Key-User werden früh geschult und begleiten ihre Kolleginnen und Kollegen. Ein begleitendes Change Management erklärt, warum sich Arbeitsweisen ändern.