LizenzmanagementLizenzkonform, transparent und ohne Überkauf.

Eine Lizenzbilanz stellt für jedes Softwareprodukt den tatsächlichen Bedarf – also Installationen, Nutzer oder Prozessorkerne – den vorhandenen und nachgewiesenen Lizenzen gegenüber. Dabei werden Nutzungsrechte wie Downgrade-, Virtualisierungs- oder Zweitnutzungsrechte berücksichtigt. Das Ergebnis zeigt Unter- und Überdeckungen und ist die Grundlage für Compliance, Kostenoptimierung und Audit-Vorbereitung.

Das hängt stark von Ihrer Ausgangslage ab. Typische Potenziale liegen in ungenutzten Abonnements, Lizenzen ausgeschiedener Mitarbeitender, zu hohen Lizenzstufen und doppelten Verträgen. Seriöse Zahlen nennen wir erst nach der Inventur, wenn Nutzung und Bestand bekannt sind. Gleichzeitig kann die Analyse auch Unterlizenzierungen aufdecken, die zu schließen sind.

Ein Hersteller oder ein beauftragtes Prüfunternehmen fordert Sie auf, Ihre Softwarenutzung offenzulegen, etwa per Selbstauskunft oder Auswertungsskripten. Die Ergebnisse werden mit den gekauften Lizenzen abgeglichen. Bei Unterdeckung fallen Nachkäufe und unter Umständen Zusatzkosten an. Wir helfen, die angeforderten Daten vorab zu prüfen, Risiken zu bewerten und die Kommunikation strukturiert zu führen.

Ja. Auch Unternehmen mit 30 bis 100 Arbeitsplätzen nutzen meist Dutzende Softwareprodukte und Cloud-Dienste. Gerade dort fehlt oft eine eigene Rolle für Lizenzmanagement, sodass Abonnements unbemerkt weiterlaufen. Eine einmalige Bestandsaufnahme mit anschließender Bereinigung und schlanken Prozessen für Ein- und Austritte schafft schnell Transparenz.

Wir werten Nutzungsdaten aus dem Microsoft 365 Admin Center aus, identifizieren inaktive Konten und nicht genutzte Funktionen und prüfen, ob Nutzer eine niedrigere oder kombinierte Lizenzstufe benötigen. Zusätzlich bewerten wir Laufzeiten und Abrechnungsmodelle, Add-ons wie Copilot oder Telefonie und automatisieren die Zuweisung über Gruppen in Microsoft Entra ID.

IT-Asset-Management umfasst alle IT-Werte eines Unternehmens, also Hardware, Software, Verträge und Cloud-Dienste über ihren gesamten Lebenszyklus. Lizenzmanagement ist der Teil, der sich auf Software und deren Nutzungsrechte konzentriert. Beides greift ineinander, denn Lizenzen hängen häufig an Geräten, Nutzern oder Prozessorkernen. Wir verknüpfen deshalb beide Disziplinen.

Für viele mittelständische Umgebungen genügen die Bordmittel von Microsoft 365, Intune und eine Inventarisierungslösung wie Lansweeper, ergänzt um eine strukturierte Lizenzbilanz. In größeren Umgebungen setzen wir spezialisierte SAM-Werkzeuge ein oder integrieren vorhandene Lösungen. Wir wählen Werkzeuge herstellerunabhängig nach Umfang, Herstellermix und vorhandener Infrastruktur.

Ja. Softwarelizenzen und Abonnements lassen sich gemeinsam mit Hardware und IT-Services über unser Beschaffungsportal bestellen. Wir beraten vorab zum passenden Lizenzmodell und behalten Laufzeiten und Verlängerungen für Sie im Blick. Bestehende Verträge können Sie selbstverständlich weiter nutzen, das Lizenzmanagement ist unabhängig vom Bezugsweg.