Digitales VertragsmanagementKeine verpasste Frist, kein suchender Vertrag.

Vertragsverwaltung beschränkt sich meist auf die Ablage und das Wiederfinden von Verträgen. Vertragsmanagement umfasst den gesamten Lebenszyklus: Erstellung aus Vorlagen, Abstimmung und Freigabe, Unterzeichnung, Überwachung von Fristen und Pflichten sowie Verlängerung oder Kündigung. Ziel ist nicht nur Ordnung, sondern die aktive Steuerung vertraglicher Chancen und Risiken.

Nicht unbedingt. Für viele mittelständische Unternehmen reicht ein Vertragsmanagement auf Basis eines DMS wie DocuWare, ELO oder SharePoint mit Vertragsakte, Fristenüberwachung und Freigaben völlig aus und nutzt vorhandene Investitionen. Spezialisierte CLM-Lösungen lohnen sich vor allem für Rechtsabteilungen mit vielen individuell verhandelten Verträgen. Wir empfehlen herstellerunabhängig.

Für die meisten Verträge gilt in Deutschland Formfreiheit, sodass eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur nach eIDAS-Verordnung rechtlich wirksam ist. Wo das Gesetz die Schriftform verlangt, kann sie grundsätzlich durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden, für einzelne Erklärungen ist die elektronische Form jedoch ausgeschlossen. Welche Stufe je Vertragsart nötig ist, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung, wir setzen es technisch um.

Papierverträge werden gescannt, digitale Verträge aus Laufwerken und Postfächern gesammelt. Mit KI-gestützter Extraktion lesen wir Metadaten wie Vertragspartner, Laufzeit, Kündigungsfrist und Vertragswert aus. Da diese Daten fristrelevant sind, lassen wir sie fachlich prüfen und bestätigen, bevor die automatische Fristenüberwachung aktiv wird.

Aus Vertragsbeginn, Laufzeit, Verlängerungsregel und Kündigungsfrist berechnet das System den spätesten Kündigungstermin. Die verantwortliche Person wird mit ausreichendem Vorlauf erinnert. Reagiert sie nicht, greift eine Eskalation an Vertretung oder Vorgesetzte. Ebenso lassen sich Pflichten wie Preisanpassungen, Nachweise oder Zertifikatsabläufe überwachen.

Berechtigungen werden nach Vertragsart, Abteilung und Vertraulichkeit vergeben. Arbeitsverträge sind beispielsweise nur für die Personalabteilung sichtbar, Einkaufsverträge für Einkauf und Geschäftsführung. Alle Zugriffe und Änderungen werden protokolliert. Das Berechtigungskonzept stimmen wir mit Datenschutz und gegebenenfalls Betriebsrat ab. Sonderrechte werden dokumentiert vergeben.

Ja. Lieferanten- und Kundenverträge können mit den jeweiligen Stammdaten in SAP, Dynamics 365, Odoo oder anderen ERP-Systemen verknüpft werden. Einkauf und Vertrieb sehen Vertragsdaten so direkt am Lieferanten oder Kunden. Auch CRM-Systeme wie HubSpot oder Salesforce lassen sich anbinden, etwa um signierte Kundenverträge automatisch zuzuordnen.

Ein Vertragsmanagement auf Basis eines vorhandenen DMS ist häufig in sechs bis zehn Wochen produktiv, inklusive Fristenüberwachung und Freigabe-Workflows. Die Migration größerer Vertragsbestände und zusätzliche Integrationen können weitere Wochen in Anspruch nehmen. Den verbindlichen Zeitplan erhalten Sie mit dem Festpreisangebot nach der Konzeptphase.