E-Rechnung mit ELO: XRechnung & ZUGFeRD verarbeiten

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 beginnt schrittweise auch die Pflicht zum Versand. Für viele Buchhaltungen bedeutet das: XML-Dateien statt Papier oder PDF, neue Prüfschritte und die Frage, wie strukturierte Rechnungsdaten sauber in Freigabe, Buchung und Archiv gelangen. Wer bereits ELO einsetzt oder die Einführung plant, kann den Rechnungseingang mit ELO Invoice durchgängig digital abbilden.

In diesem Beitrag fassen wir die aktuelle Rechtslage zur E-Rechnung zusammen (Stand: BMF-FAQ vom Oktober 2026), erklären die Formate XRechnung und ZUGFeRD und zeigen Schritt für Schritt, wie ein Eingangsrechnungsworkflow mit ELO aussieht, von der Erfassung über Prüfung und Freigabe bis zur Buchung in DATEV und zur GoBD-konformen Archivierung.

Das Wichtigste in Kürze

Empfang: Seit dem 1.1.2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausnahmen gibt es laut BMF nicht, auch nicht für Kleinunternehmer.
Versand: Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch sonstige Rechnungen ausstellen. Ab 1.1.2027 gilt die Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1.1.2028 für alle übrigen.
Formate: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen die Anforderungen, mit Ausnahme der ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL. Bei hybriden Rechnungen ist der XML-Teil maßgeblich.
ELO Invoice bildet Erfassung, formale und sachliche Prüfung, Freigabe, Kontierung und Export an die Buchhaltung als Workflow ab. ELO gibt an, dass ELO Invoice XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten kann.
Archivierung: Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen muss mindestens der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form vorliegen.

Rechtslage: E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028

Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das § 14 UStG für Umsätze ab dem 1. Januar 2025 neu gefasst hat. Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen ist seitdem regelmäßig eine E-Rechnung zu verwenden, allerdings mit Übergangsfristen. Die Verwaltungsauffassung hat das Bundesfinanzministerium in BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, 15. Oktober 2025 und 15. Oktober 2026 konkretisiert. Rechnungen an private Endverbraucher sind nicht betroffen.

Empfang seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Laut BMF genügt dafür bereits ein E-Mail-Postfach. Ausnahmen sind ausdrücklich nicht vorgesehen. Auch Kleinunternehmer, die selbst keine E-Rechnungen ausstellen müssen, sind vom Empfang nicht befreit. „Empfangen können“ heißt in der Praxis aber mehr als ein Postfach. Die XML-Daten müssen lesbar gemacht, geprüft, gebucht und unverändert aufbewahrt werden. Genau hier setzt ein DMS an.

Versand ab 2027 und 2028

Für die Ausstellung gelten laut BMF-FAQ folgende Übergangsregeln:

1.1.2025 bis 31.12.2026: Alle Rechnungsaussteller dürfen statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausstellen. Papier ist immer zulässig, ein PDF per E-Mail nur mit Zustimmung des Empfängers.
Bis 31.12.2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen die Übergangsregel ein weiteres Jahr nutzen. Auch EDI-Verfahren, die nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen, sind bis Ende 2027 noch zulässig.
Ab 1.1.2028: Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen ist die E-Rechnung für alle verpflichtend.

Für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz bedeutet das: Ab dem 1. Januar 2027, also in wenigen Wochen, müssen B2B-Rechnungen an inländische Unternehmen als E-Rechnung ausgestellt werden. Eine Verschiebung war zum Redaktionsschluss nicht bekannt.

Ausnahmen

Keine E-Rechnung ist laut BMF unter anderem nötig bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, bei Fahrausweisen, bei Leistungen von Kleinunternehmern, bei Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, sowie bei vielen steuerfreien Umsätzen. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) gelten zusätzlich eigene Vorschriften wie die E-Rechnungsverordnung des Bundes.

Automatisierter Workflow in ELO Flows zur Verarbeitung und Zuordnung eingehender Dokumente — Automatisierung in ELO: Ein Flow ordnet eingehende Dokumente zu und setzt Metadaten – das Prinzip hinter automatisierten Rechnungsworkflows. Screenshot aus einem Webect-Kundenprojekt.

Formate: XRechnung und ZUGFeRD

Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Maßstab ist die europäische Normenreihe EN 16931. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch verschickt wird.

XRechnung

Die XRechnung ist der deutsche Standard auf Basis der EN 16931 und besteht aus einer reinen XML-Datei. Sie enthält keine eingebettete Sichtdarstellung. Für das menschliche Auge braucht es deshalb einen Viewer. Die Finanzverwaltung bietet dafür über ELSTER einen E-Rechnungsviewer an. In einem DMS übernimmt die Software die Visualisierung.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Laut BMF erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL, weil diese nicht alle Pflichtangaben strukturiert enthalten. Wichtig: Bei hybriden Rechnungen sind seit Einführung der E-Rechnungspflicht die Daten des strukturierten Teils maßgeblich. Weichen PDF-Bild und XML voneinander ab, gilt das XML. Das BMF empfiehlt deshalb, den XML-Teil selbst zu visualisieren, statt sich auf das mitgelieferte PDF zu verlassen.

Validierung und Visualisierung

Ob eine Datei der Norm und ihren Geschäftsregeln entspricht, lässt sich durch eine technische Validierung prüfen. Laut BMF ist die Validierung keine unmittelbare Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, aber sinnvoll, weil sie fehlende oder unlogische Pflichtangaben aufdeckt. Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil enthalten sein. Ein Verweis auf eine unstrukturierte Anlage genügt nicht. Für den Rechnungseingang heißt das: Prüfen Sie nicht nur das Sichtbild, sondern die strukturierten Daten.

Der Eingangsrechnungsworkflow mit ELO Invoice

ELO Invoice ist eine Business Solution der ELO ECM Suite für den Rechnungseingang. Laut ELO-Dokumentation bildet sie den Rechnungsumlauf im Unternehmen in drei Hauptschritten ab: Rechnungseingang, Rechnungsumlauf und Export an ein Buchhaltungssystem. Die Rechnungen werden per Workflow durch die nötigen Bearbeitungsschritte geleitet. Ein Dashboard gibt einen Überblick über alle Rechnungen. ELO gibt an, dass ELO Invoice elektronische Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten kann und an neue gesetzliche Anforderungen angepasst wird.

Die folgende Beschreibung orientiert sich am Standardprozess der Dokumentation. In der Praxis wird ELO Invoice an Ihre Abläufe angepasst: Freigabestufen, Betragsgrenzen und Zuständigkeiten sind konfigurierbar.

1. Erfassung und Eingangskanäle

Rechnungen erreichen Unternehmen heute über mehrere Kanäle: Papierpost, PDF per E-Mail, E-Rechnung als XML oder ZUGFeRD, teilweise über Portale oder EDI. Ziel ist ein zentraler Eingang. Papierrechnungen werden gescannt, E-Mail-Postfächer automatisch abgeholt. Abgelegt werden die Belege zunächst im ELO-Eingangsbereich. Von dort werden sie als Rechnung abgelegt, auf Wunsch mit Anlagen wie Lieferschein oder Leistungsnachweis. Mit der Ablage startet der Rechnungsworkflow automatisch.

2. Auslesen und formale Prüfung

Bei E-Rechnungen stehen die Rechnungsdaten bereits strukturiert im XML und können direkt übernommen werden. Papier- und PDF-Rechnungen werden per Texterkennung und Belegerkennung ausgelesen. In der formalen Prüfung kontrolliert die Buchhaltung die vorbefüllten Felder im Rechnungsformular und ergänzt fehlende Angaben. Laut ELO-Dokumentation ist das Formular in Rechnungsdaten, steuerrechtliche Prüfung, Positionsdaten, Fußdaten und Rückfragen gegliedert. Der Reiter zur steuerrechtlichen Prüfung zeigt das Ergebnis automatischer Prüfungen der Pflichtangaben. Für wiederkehrende Lieferanten lassen sich Vorlagen hinterlegen.

3. Sachliche Prüfung und Freigabe

Nach der formalen Prüfung geht die Rechnung an den zuständigen Fachbereich zur sachlichen Prüfung und Freigabe: Wurde die Leistung erbracht, stimmen Menge und Preis? Typische Regeln sind Freigaben nach Betragsgrenzen, das Vier-Augen-Prinzip bei bestimmten Kreditoren oder Kostenstellen sowie Stellvertretungen bei Abwesenheit. Bei Unklarheiten kann der Bearbeiter laut Dokumentation eine Rückfrage an Kollegen stellen. Die Antwort läuft über den ELO Feed und bleibt am Beleg dokumentiert.

4. Kontierung, Buchung und Export

Ist die Rechnung freigegeben, folgen Kontierung und Export an das führende Buchhaltungs- oder ERP-System. Die ELO-Dokumentation nennt dafür Statusstufen von „Kontieren“ über „Export“ und „Exportiert“ bis „Gebucht“. Welche Daten übergeben werden, hängt von Ihrem System ab. Bei SAP, Microsoft Dynamics oder anderen ERP-Systemen geschieht das über entsprechende Schnittstellen, bei DATEV über eine eigene Lösung (siehe unten). Wichtig: Die eigentliche Buchung findet im Buchhaltungssystem statt, nicht im DMS.

5. Klärfälle und Überwachung

Nicht jede Rechnung läuft glatt durch. Fehlerhafte oder strittige Belege können laut Dokumentation an eine Klärungsstelle (Clearing) weitergeleitet und später wieder in den Prozess übernommen werden. Abgelehnte Rechnungen erhalten einen eigenen Status. Das Dashboard zeigt unter anderem Rechnungen mit nahender Skonto- oder Bearbeitungsfrist. Alle Workflow-Schritte werden protokolliert. Das ist wichtig für die Nachvollziehbarkeit bei einer Betriebsprüfung.

ELO Invoice oder ELO for DATEV?

Für Unternehmen, die mit DATEV buchen oder deren Steuerkanzlei DATEV einsetzt, gibt es mit ELO for DATEV eine eigene Lösung. Laut DATEV erkennt ELO for DATEV, ob ein Beleg ein PDF oder eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD ist. E-Rechnungen werden automatisch analysiert und klassifiziert. Für die Vorkontierung erzeugt ELO ein Formular mit den Rechnungsdaten, das in den Freigabe-Workflow geht. Die XML-Daten werden zusätzlich als strukturiertes PDF dargestellt, das sich später über den Beleglink aus den DATEV-Rechnungswesen-Programmen öffnen lässt. Nach der Freigabe übergibt ELO einen Buchungsvorschlag an DATEV, gebucht wird in DATEV.

Auf dem DATEV-Marktplatz nennt ELO zudem ein Beleg-Dashboard als Cockpit, einen Document Link Connector für den direkten Belegzugriff durch die Steuerkanzlei sowie mobilen Zugriff per App und Web. Welche Variante für Sie passt, hängt vor allem davon ab, ob DATEV oder ein ERP das führende System ist und ob Sie selbst buchen oder die Kanzlei.

GoBD-konforme Archivierung

Umsatzsteuerlich müssen ein- und ausgehende Rechnungen laut § 14b UStG acht Jahre aufbewahrt werden. Bei E-Rechnungen muss laut BMF zumindest der strukturierte Teil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Das XML ist also das Original, nicht ein daraus erzeugtes PDF. Darüber hinaus gelten die GoBD, zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025, mit Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Ordnung und maschinelle Auswertbarkeit.

Für die Praxis mit ELO bedeutet das:

Original archivieren: Das empfangene XML beziehungsweise die ZUGFeRD-Datei unverändert ablegen. Visualisierungen sind Hilfsmittel, kein Ersatz.
Verknüpfung erhalten: Rechnung, Anlagen, Prüfvermerke und Workflow-Protokoll gehören zusammen und sollten gemeinsam auffindbar sein.
Aufbewahrungsfristen hinterlegen: Fristen und Löschkonzepte im System abbilden, damit Unterlagen weder zu früh noch unnötig lange vorgehalten werden.
Verfahrensdokumentation: Beschreiben Sie, wie Rechnungen eingehen, geprüft, freigegeben, gebucht und archiviert werden. DATEV weist darauf hin, dass die Archivierung in ELO in Verbindung mit einer Verfahrensdokumentation die GoBD-Konformität unterstützt.
Datenzugriff: Bei einer Prüfung muss die Finanzverwaltung auf die Daten zugreifen können. Klären Sie vorab, wie Exporte erzeugt werden.

Ein DMS allein macht noch keine GoBD-Konformität. Entscheidend sind Konfiguration, Berechtigungen, Protokollierung und die dokumentierten Abläufe.

Einführung in Schritten

Ein Rechnungseingangsprojekt eignet sich gut als Einstieg in ELO, weil es klar abgegrenzt ist und schnell sichtbaren Nutzen bringt. Bewährt hat sich folgendes Vorgehen:

Ist-Aufnahme: Eingangskanäle, Rechnungsmengen, Anteil von E-Rechnungen, Freigabewege, Kostenstellen, führendes Buchhaltungssystem.
Soll-Prozess festlegen: zentraler Rechnungseingang, Freigaberegeln, Betragsgrenzen, Vertretungen, Umgang mit Klärfällen.
System einrichten: ELO Invoice oder ELO for DATEV konfigurieren, E-Mail-Postfächer und Scanner anbinden, Stammdaten (Kreditoren, Kostenstellen) abgleichen.
Schnittstelle testen: Export an DATEV oder ERP mit echten Belegen prüfen, inklusive XRechnung und ZUGFeRD in verschiedenen Profilen.
Pilotbetrieb: mit einem Bereich oder einer Lieferantengruppe starten, Erfahrungen sammeln, Regeln nachschärfen.
Rollout und Dokumentation: alle Bereiche anbinden, Anwender schulen, Verfahrensdokumentation erstellen.

Denken Sie dabei auch an den Rechnungsausgang. Spätestens ab 2027 beziehungsweise 2028 müssen Sie selbst E-Rechnungen erzeugen. Das geschieht in der Regel im ERP- oder Fakturierungssystem. Das DMS übernimmt die Archivierung der Ausgangsrechnungen. Welche Kosten bei einem solchen Projekt anfallen, beschreiben wir im Beitrag ELO Kosten. Wenn Sie bisher mit ELOoffice arbeiten: Eine strukturierte E-Rechnungsverarbeitung ist dort nicht dokumentiert. Hintergründe dazu finden Sie in unserem ELOoffice-Leitfaden.

FAQ zur E-Rechnung mit ELO

Kann ELO XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten?

Laut ELO ist ELO Invoice dafür ausgelegt, elektronische Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD zu verarbeiten. Für ELO for DATEV beschreibt DATEV die automatische Formaterkennung, die Vorkontierung und die Darstellung des XML als strukturiertes PDF. Welche Profile und Versionen in Ihrer Installation unterstützt werden, sollten Sie anhand Ihrer ELO-Version prüfen.

Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen?

Für den reinen Empfang genügt laut BMF ein E-Mail-Postfach. Für die Verarbeitung müssen Sie die XML-Daten aber lesbar machen, prüfen, buchen und unverändert archivieren. Ohne passende Software wird das bei größeren Mengen schnell fehleranfällig.

Was gilt, wenn PDF und XML einer ZUGFeRD-Rechnung abweichen?

Maßgeblich sind laut BMF die Daten im strukturierten Teil, also im XML. Deshalb sollten Sie das XML selbst visualisieren und prüfen, statt nur das mitgelieferte PDF anzusehen.

Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?

Ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr mehr als 800.000 Euro betrug. Alle übrigen Unternehmen sind ab dem 1. Januar 2028 verpflichtet. Kleinunternehmer und bestimmte Fälle wie Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Umsatzsteuerlich acht Jahre gemäß § 14b UStG. Aufzubewahren ist mindestens der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen, unveränderten Form. Ergänzend gelten die GoBD.

Unterstützung durch Webect

Die Webect Digital Group aus Winnenden bei Stuttgart unterstützt mittelständische Unternehmen dabei, den Rechnungseingang E-Rechnungs-fähig und GoBD-konform aufzustellen:

Analyse: Aufnahme Ihrer Eingangskanäle, Mengen und Freigabewege sowie Bewertung, welche Lösung zu Ihrem Buchhaltungssystem passt.
Einrichtung: Konfiguration von ELO Invoice oder ELO for DATEV, Anbindung von Postfächern, Scannern und Schnittstellen.
Test und Rollout: Tests mit echten XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien, Pilotbetrieb und schrittweiser Ausbau.
Dokumentation und Schulung: Unterstützung bei der Verfahrensdokumentation und praxisnahe Schulungen für Buchhaltung und Fachbereiche.

Mehr zur Plattform lesen Sie auf unserer Seite zu ELO ECM. Sie möchten Ihren Rechnungseingang vor dem nächsten Fristtermin digitalisieren? Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch.

Quellen

Stand: 1. November 2026. Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Alle Herstellerangaben ohne Gewähr. Bitte prüfen Sie Fristen und Anforderungen im Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.